EconcoverageНовая экономика

Используемые технологии и техника

Ведение документации фирмы Hesburger входит в обязанности бухгалтера. Бухгалтер отвечает за правильность, корректность составления документов, их оформление, регистрацию и хранение. На данном предприятии используются такие виды служебных документов как Акт, Доверенность, Протокол, запросы, заявки, ответы на данные документы. Все документы составляются на компьютере и сохраняются в регистрационной базе. Эта база сделана в программе Microsoft Office Excel. База выглядит следующим образом: входящая корреспонденция и исходящая корреспонденция. В базу внесены все фирмы с которыми сотрудничает Hesburger, все имена и фамилии представителей этих фирм, дата составления или получения документа, на чьё имя составлен или получен документ, кем подписан и кто получатель копии. База, которая сделана в программе Microsoft Office Excel, автоматически выдаёт каждому зарегистрированному документу номер. Кроме этого, входящая и исходящая документация регистрируется в журнале.

На документ ставится печать (соответственно, входящая или исходящая корреспонденция), на которую секретарь записывает номер который получил при регистрации данного документа. Затем зарегистрированный документ кладут в папку с названием отдела, которому он адресован. Все документы сложены в порядке возрастания номера. Таким образом документы хранятся как в компьютере так и папках. Такая система регистрации позволяет найти любой документ за любое число. Документы архивируются в соответствии с законом в течение 15 лет.

Оформление документов выполняется строго по правилам: название документа, дата составления, название фирмы-партнёра, подпись, печать, грамотное содержание. Hesburger - финская фирма, а её партнёры - эстонские и финские предприятия, следовательно и документы оформляются и составляются на эстонском и финском языках.

Хотелось бы подчеркнуть распределение папок с документацией. В кабинете имеются специальные полки именно для папок. Каждая полка имеет свой номер, соответственно и каждая папка помимо названия имеет свой номер. Номер полки соответствует номеру папки. На какой полке находится папка, такой номер она и имеет. Это очень удобная система распределения. Если, например, папками кто-то пользовался и забыл, откуда он её взял, то всегда ,посмотрев на её номер, он поставит её на правильное место.

Старая документация хранится в специальном помещении - в архиве. Все старые документы так же сложены в папки.

На столе у каждого регионального директора, маркетолога имеются полочки для разных видов документов. Когда он посчитает, что документ ему не нужен для каждодневного пользования и документ подлежит регистрации или переоформлению, тогда документ передаётся секретарю. Большая часть входящей корреспонденции поступает через электронную почту. На сегодняшний день это самый удобный и современный способ. Получив электронное письмо, секретарь пересылает его по назначению дальше по электронной почте, распечатывает его на бумажный носитель и регистрирует. По моим наблюдениям , в фирме часто используется факс и интернет, является удобным средством отправки и получения документов, информации. Все вышеприведённые данные позволяют сделать вывод, что общая документация делопроизводства, оформление документов и их архивирование развиты наилучшим образом. Фирма создала систему, благодаря которой может быть уверена в сохранности всех документов.

Полезно знать >>>

Организация предпринимательской деятельности
Ключевой фигурой рыночных отношений является предприниматель. Долгие годы предпринимательство в нашей стране не имело широкой поддержки, однако, в настоящее время признано, что единственный ресурс в деловой жизни, на который можно делать ставку, - это человеческая активность, подстегиваемая стремлением обеспечить себе нормальные условия жизни. Открыть собственное д ...